Inköpspolicy

__________________________________________
Fastställd av ledningsgruppen 2024-02-01

Inledning
Inköpspolicyn är det styrande dokumentet vid upphandling och inköp av varor och tjänster samt visar de krav och målsättningar Sågtjänst i Syd AB arbetar med internt och externt. Policyn är vägledande och en stark rekommendation. Policyn ska även ge en vägledning för den anställde i bolaget om inköpsförfaranden, arbetssätt och i moraliska frågor.

Syfte och mål
Sågtjänst ska genom sitt arbetssätt skapa värde för sina ägare genom att minska medlemmarnas arbetsinsats vid inköpsförfaranden, förhandla fram leverantörsavtal med långsiktiga hållbarhetsmål där leverantörens produkter håller den efterfrågade kvalitén, att leveranser sker inom önskad tidsram till marknadens bästa pris. Vi jobbar bara med ledande leverantörer för vår bransch och målet är att majoriteten av våra ägare använder våra leverantörsavtal.

Omfattning och ansvar
Sågtjänst ska tillämpa hög affärsetik och alla avtal och inköp ska säkerställa objektivitet, helhetssyn och konkurrens.
Policyn gäller all upphandling och samtliga inköp som görs av förtroendevalda och medarbetare på uppdrag av våra ägare. VD ansvarar för att samtliga upphandlingar och inköp sker i enlighet med denna policy och inom ramarna för god affärsetik. Ledningsgrupp ansvarar för att verksamheten initierar upphandling som genomförs och handläggs av inköpsfunktionerna. De ansvarar också för att verksamheten definierar krav och inriktning i upphandlingar och att verksamheten deltar vid uppföljning av kvalitet och leveranser. Exempel via leverantörsrevision 2 ggr/år.
Vid offertförfarande över 100 000 sek ska alltid offerten godkännas av inköpschef eller VD.
Medarbetarna i Sågtjänst gör alltid sitt yttersta för att nå marknadens bästa villkor vid inköp och avtalsförhandlingar.
Policyn omfattar även interna inköp till egen verksamhet som ska rymmas inom fastställd budget.

I avtalen mellan Sågtjänst och dess leverantörer finns en uppförandekod samt ett regelverk för affärsetik vilket bygger på en hög integritet. Det gör att alla avtalshandlingar ihop med prisuppgifter, rabattavtal, offerter och fakturor är konfidentiella handlingar för annan part än berörd ägare, avtalsägaren Sågtjänst och leverantören. Det är absolut förbjudet att dela dessa uppgifter till extern part.

Principer
Våra avtal ska ha ett strategiskt och långsiktigt förhållningssätt som ska stärka och stödja ägarens lönsamhet.
Våra avtal ska grundas på affärsmässighet, en aktiv och sund konkurrens där Sågtjänst kontinuerligt konkurrensutsätter leverantörsavtalen.
Önskar en medlem en redovisning över en konkurrensutsättning delges den av Sågtjänst.
Önskar en medlem konkurrensutsätta ett befintligt avtal genom att erbjuda leverantören en fast volym bör det ske med personal från Sågtjänst närvarande, och alltid inkludera Sågtjänsts grund avtal. Om så inte sker bör Sågtjänst avsluta samarbetet med leverantören samt ställa frågan till medlemmen hur dom menar fortsätta samarbetet med Sågtjänst.

Målsättning
Målet är att våra avtal ska vara totalkostnadseffektiva, rättssäkra och ta tillvara konkurrensen på marknaden. Avtalen ska främja innovativa lösningar för bolagets ägarföretag genom hänvisning till den totala volym vi når med samtliga medlemmar. Produkter med hög omsättningsgrad hos våra ägare är högt prioriterade i vårt arbete.

Inköpsprocessen
Sågtjänst inköpsorganisation ska samverka på alla nivåer för att kunna arbeta effektivt såväl strategiskt och taktiskt som operativt. Inköp ska samordnas då det är möjligt då det ger ett mervärde för ägarna som helhet.
Behovsanalys ska alltid göras innan avtalssignering gällande nya produktgrupper. Ledningsgruppen bedömer sedan produkten eller tjänsten, är utfallet tveksamt fattar sedan styrelsen beslut om fortsatt avtalsförfarande. Styrelsen bör även ge Sågtjänst uppdraget att se över nya affärsområden.

  •  Affärsmässighet ska säkerställas. Det innebär att val av leverantör, produkt och/eller tjänst ska göras utifrån ägarens krav och            behov och till bästa möjliga pris sett till hela leveransen t.ex. inklusive eventuella service- och underhållskostnader, livslängd,          energiförbrukning, leveranssäkerhet och leveranskostnader. Målsättningen är att välja rätt kvalitet för ändamålet till lägsta                möjliga kostnad.
  •  Konkurrensutsättning ska genomföras, flera leverantörer ska jämföras vid inköp >50 000 kr eller vid förlängandet av atalsperiod.
  •  Objektivitet ska tillämpas, vilket innebär att ingen leverantör får särbehandlas och att alla anbudsgivare ska behandlas sakligt            och opartiskt.
  •  Samordning och trepartsavtal mellan ägare, Sågtjänst och leverantör kan tecknas för att utnyttja fördelar av större fasta                      inköpsvolymer.
  •  Framförhållning måste finnas. Alla inköp och upphandlingar ska helst planeras och genomföras i god tid för att möjliggöra               goda villkor och en väl genomförd upphandling.
     Inköpsfunktionerna ansvarar för att genomföra upphandling och att ge support till våra ägare.
  •  Sågtjänst åtar sig att vid varje tillfälle förfrågningar inkommer från ägarna förse ägaren med konkurrens testade priser och                 leveranstider från leverantören om produkten finns i leverantörens sortiment om inte medlemmen önskar en specifik leverantör.

Avtal
Sågtjänst företrädare ska uppträda opartiskt och affärsetiskt korrekt och använda de konkurrensmöjligheter som finns.
Avtalet bör omfatta leverantörens samtliga produkter och tjänster till samtliga ägarföretag inom Sågtjänst i Syd AB.
Vid avtalstecknande ska följande krav ställas på leverantören:

– Leverantören åtar sig att kontinuerligt kontakta ägarföretagen och erbjuda sina tjänster.
– Leverantören äger inte rätt att lämna nettopriser som inte är bonusgrundande direkt till ägarna.
– Leverantören tillhandahåller avtalsägaren med statistik efter önskemål.

Målsättningen med avtalets prissättning är att köparens ägare ska tillgodogöra sig marknadens bästa villkor på material och tjänster.
Vid större koncernavtal eller specifika projekt äger leverantören rätt att frångå prislista och rabattavtal och då offerera bonusgrundande nettopriser
Leveranser till medlemmar ska prioriteras av leverantören.

Konkurrensrätt
Sågtjänsts mål är att konkurrera på ett rättvist och ärligt sätt och i enlighet med tillämplig konkurrenslagstiftning.
Leverantören ska följa tillämplig konkurrenslagstiftning och får inte befatta sig med konkurrensbegränsande samarbeten eller agerande som förhindrar, begränsar eller snedvrider konkurrens.

Ägare
Vid inköp ska ägaren eftersträva koncerngemensamt agerande, verka för att skapa och tillvarata samordningseffekter samt arbeta för ett effektivt resurs- och kapitalutnyttjande. Inköp bör ske mot leverantörer där det finns ingångna ramavtal med Sågtjänst och berörd leverantör.
Det finns en lägsta nivå gällande inköpssumma man behöver komma upp i för att vara berättigad till bonus, den nivån regleras från gång till annan och godkänns av styrelsen. Medlemmar som hamnar på obestånd och inte sköter betalningarna till Sågtjänst eller dess leverantörer kan efter styrelsebeslut uteslutas möjligheten att göra fortsatta avrop på Sågtjänsts avtal.
Beslut om uteslutande av rätten till avrop fattas av styrelsen.

Jäv och korruption
   •  Personal på Sågtjänst som genomför upphandling eller inköp får inte vara partisk eller ha eget ekonomiskt intresse i att en viss        leverantör anlitas eller vilken vara/tjänst som köps in. Om jävsituation finns eller skulle uppstå måste den jävige anmäla det               direkt till VD och får inte själv ta beslut i ärendet.
   •  Korruption får ej förekomma, ej heller jävsituationer. Sågtjänsts personal har rätt att mottaga affärsluncher men andra gåvor            bedöms från gång till annan av VD eller inköpschef.
   •  Enligt vår uppförandekod till våra leverantörer är mutor och bestickning ej tillåtet, sker detta varnas leverantören och                          handlingen kan leda till uppsägning av samarbetsavtalet.
   •  Vid misstanke om mutor från leverantörer till Sågtjänsts personal eller direkt till medlemmar ska detta omedelbart delges                  Sågtjänsts VD.